Récupérables ou non, comment les répartir et comment boucler le décompte annuel.
Quand un bail prévoit des frais accessoires, le locataire verse chaque mois une provision (un acompte) en plus de son loyer. Une fois par an, le bailleur calcule les dépenses réelles, les répartit entre les locataires, et compare avec ce qui a été versé : c'est le décompte de charges. S'il a trop versé, le locataire est remboursé ; s'il a trop peu versé, il complète.
Base légale
Les frais accessoires sont régis par les art. 257a et 257b CO et par l'OBLF (ordonnance sur le bail à loyer). Règle d'or : ils ne sont à la charge du locataire que s'ils ont été convenus spécialement et listés en détail dans le bail. Une clause vague du type « tous les frais accessoires sont à la charge du locataire » ne suffit pas. Le bailleur doit établir un décompte au moins une fois par an (art. 4 OBLF).
Récupérables vs non récupérables
Le principe : sont récupérables les frais liés à l'usage de la chose louée (ce que le locataire consomme ou dont il profite directement). Restent au propriétaire les frais liés à la propriété elle-même (la valeur du bâtiment, sa structure, son administration).
Charge
Récupérable sur le locataire ?
Pourquoi
Chauffage et eau chaude
Oui
Consommation directe liée à l'usage (art. 257b CO)
Eau froide / épuration
Oui (si prévu au bail)
Liée à l'usage du logement
Électricité des locaux communs
Oui
Éclairage cage d'escalier, communs
Conciergerie et nettoyage des communs
Oui
Prestation de service liée à l'usage
Entretien du jardin / déneigement
Oui
Service d'exploitation courant
Télédistribution / câble
Oui (si prévu)
Prestation fournie au locataire
Frais de gérance / administration
Non
Charge de la propriété, pas de l'usage
Réparations et entretien du bâtiment
Non
Maintien de la valeur du bien
Assurance bâtiment
Non
Protège le capital du propriétaire
Intérêts hypothécaires
Non
Financement du propriétaire
Impôts et amortissements
Non
Charges liées à la propriété
Attention
Erreur fréquente : refacturer une réparation (changer une chaudière, refaire une façade) dans les charges. Non. Ce sont des frais d'entretien à la charge du propriétaire. Seuls les frais d'exploitation courante (le combustible brûlé, pas la chaudière elle-même) sont récupérables.
Répartir les charges entre locataires
Une fois le total des frais récupérables connu, on le répartit entre les locataires selon une clé de répartition prévue au bail : souvent au prorata de la surface (m2) ou de la quote-part, parfois au nombre de pièces. Le chauffage, lui, se répartit fréquemment selon des compteurs individuels (décompte individuel des frais de chauffage).
Décompte d'eau chaude : répartition au prorata des surfaces
Coût total eau chaude de l'immeuble (an)12'000.00 CHF
Surface totale chauffée de l'immeuble600 m2
Coût par m220.00 CHF/m2
Surface de l'appartement du locataire90 m2
Part du locataire (90 m2 x 20.00)1'800.00 CHF
1
Réunir les factures
On rassemble toutes les dépenses récupérables réelles de la période (mazout/gaz, eau, électricité communs, conciergerie...).
2
Répartir selon la clé
On applique la clé du bail (surface, pièces, compteurs) pour obtenir la part de chaque locataire.
3
Comparer aux provisions versées
On additionne les acomptes mensuels payés par le locataire sur l'année.
4
Solde
Part réelle moins provisions = solde. Positif : le locataire doit un complément. Négatif : on le rembourse.
Solde du décompte annuel du locataire
Part réelle des charges (calculée ci-dessus + autres)2'640.00 CHF
Provisions versées (220.00/mois x 12)2'640.00 CHF
Différence0.00 CHF
Solde : provision bien calibrée, rien à régulariser0.00 CHF
Conseil de pro
Un bon gérant calibre les provisions au plus juste : trop basses, le locataire reçoit une grosse facture surprise en fin d'année (mécontentement) ; trop hautes, il a l'impression de payer un loyer plus cher que prévu. L'objectif est un solde proche de zéro.
Le propriétaire fait remplacer la chaudière de l'immeuble (18'000 CHF). Peut-il refacturer cette somme aux locataires dans le décompte de charges ?
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